Find a venue & set a date

 

Venue

Find a venue that will comfortably accommodate all your attendees with seating for everyone. Teachmeets can take place in a school, the local education centre or a conference room but don't be afraid to mix it up and go for somewhere different!

 

Wherever you decide to host your meetup, ensure you have each of the following:

• Good wifi connection
• Projector & screen
• Laptop
• Microphone
• Adapter leads

 

 

Set a Date

Setting a date will give you a clear point to aim for and will allow you to plan more efficiently. Weekday evenings generally work best. Teachmeets generally last for around an hour and a half with half an hour afterwards for networking.

 

Source your speakers & start promoting

There is generally a theme for Teachmeets as this inspires more people to come. Your theme can be quite specific - e.g. 'literacy' or 'technology' or it can be very open and general, it's entirely up to you! Your theme will be important for sourcing speakers so give it some thought.

Anyone attending a Teachmeet can contribute - teachers, librarians, SNAs, technologists - anyone in the education sector who is passionate and has a story to tell. The speakers are chosen beforehand so that things run smoothly on the night.

Once you've chosen a date and selected a theme, you should prepare an email that you can send to all potential speakers and attendees. This should include a link to the presenter form so that people can easily volunteer to speak and share their story. You might need to get a little more targeted with your speaker recruitment and specifically ask people to contribute but generally, passionate educators are delighted to have a platform to share their story. Speakers can give a nano (2 minute) or macro (7 minute) presentation on any aspect of education or as it relates the chosen theme. Remember you can always include digital contributors via Skype or Twitter.

Click here for a presenter form that you might find useful. You can ask people to fill it in if they want to contribute. The information requested here will be used to populate the programme for the event.

 

Promotion

Spreading the word about the event is very important as you'll want to have an enthusiastic, passionate group of educators to make your event a success.

 

There are many options for promoting your event and a good mix of these should ensure you get the word out to the right people.

1. Email - your mailing list will be an important tool for both speakers and attendees. Ensure you have email addresses for all the teachers in local schools and send them an email approximately 3 weeks in advance.
2. Social media - Twitter & Facebook can be useful ways of spreading the word particularly if you're connected with other educators. Teachmeet Ireland Twitter account will help you spread the word (@TeachmeetIRL)
3. Websites - Teachmeet Ireland Website and the Teachmeet profile on changex.org both list all upcoming Teachmeets.
4. Education centres - let your local education centre know about your event so that they can notify all local teachers.
5. Posters - you can put these in your staffroom, drop them into local schools and the education centre. Here's a sample that you can edit and use: Sample Poster
6. Ticketing - you can use a free tool like Eventbrite to sign people up and spread the word.

Preparare l'evento

Una volta che i relatori hanno completato i loro moduli di presentazione, potete utilizzare queste informazioni per preparare il programma dell'evento.

A

ogni relatore viene chiesto di fornire una sinossi di 50 parole sull'argomento che sta condividendo, da inserire nel programma con il nome del relatore, l'indirizzo twitter e i dettagli di contatto (ecco un modello: Programma di esempio).

Suggerimenti

Ricordate l'elenco delle attrezzature digitali del punto 1? Assicuratevi di avere tutto e provatelo un paio di volte prima di iniziare!

Programmate il vostro evento in modo appropriato: avrete un'idea di ciò di cui ognuno parlerà, quindi progettate il programma in base a questo e cercate di garantire una buona varietà di argomenti. Potete anche utilizzare questo strumento gratuito per selezionare l'ordine degli oratori:Fruit Machine.

Procuratevi l'attrezzatura digitale: proiettore, computer portatile, schermo, microfono (se necessario) e cavi.

Chiedete a tutti i relatori di inviarvi le presentazioni digitali via e-mail 48 ore prima, per assicurarvi che non ci siano problemi nell'apertura dei contenuti.

Inviate un'e-mail a tutti i partecipanti il giorno prima dell'evento, ricordando loro gli orari, il parcheggio, ecc.

Rinfresco: può trattarsi di tè, caffè e biscotti o di qualcosa di più sostanzioso, ma un rinfresco rende sempre l'evento un po' più sociale. Cercate di farli sponsorizzare, magari dalla vostra scuola o da un'azienda locale.

Attivate il riscaldamento e l'illuminazione esterna, se necessario.

Gestire l'evento

Il giorno, avrete bisogno di un minimo di 2 host - 1 per fare da presentatore e 1 per offrire supporto tecnico.

Dovreste avere un volontario all'ingresso per prendere i biglietti dell'eventbrite o registrare le persone - il banco d'ingresso dovrebbe includere programmi, penne e carta di ricambio

Dovreste avere un volontario all'ingresso per prendere i biglietti dell'eventbrite o registrare le persone - il banco d'ingresso dovrebbe includere programmi, penne e carta di ricambio

Suggerimenti

Il networking alla fine dell'evento è un elemento molto importante dell'evento nel suo complesso, quindi non dimenticate di lasciargli abbastanza tempo.

Il

Compere deve fare una rapida introduzione e poi dare il benvenuto a tutti i partecipanti e ai relatori; è utile conoscere un po' di background su ciascuno di essi quando li si presenta.

Cronometrate ogni relatore e rispettate le tempistiche - usate il sistema del cartellino rosso/verde per mantenere i tempi - cercate di essere decisi o frustrerete i partecipanti.

È una

buona opzione quella di fare live-tweet durante l'evento, condividendo le informazioni con i collaboratori digitali.

Quando tutti i relatori hanno contribuito, invitate tutti i partecipanti a un rinfresco e a incontrare individualmente i relatori per sviluppare la loro rete professionale.

Follow up

Email all attendees a digital copy of the programme and request any feedback they might have (this can be done more formally though an online survey should you wish).

Share digital presentations with attendees (as long as you have permission).

Give yourself a pat on the back for organising a superb event and then go try out the many ideas you will have just learned!!